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ビジネスフォンの選び方!ポイントは?

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ビジネスフォンの選び方!ポイントは?

ビジネスフォンの選び方!ポイントは?

 

現在ビジネスフォンの導入をご検討されているという方はいらっしゃいませんか?

 

ビジネスフォンにはさまざま機能があるため、とても便利です。しかし、ビジネスフォンの種類も数多あります。多すぎてどのビジネスフォンを選べばよいのか分からないという悩みを抱いている方もいるのではないでしょうか?

 

今回はビジネスフォンの選び方と注目すべきポイントを紹介します。ビジネスフォンを選ぶ前には、まず確認しておくべきことがいくつかあるので、それらをしっかりと頭に入れておきましょう。選ぶときに注意すべきポイントも説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。少しでもビジネスフォン選びの助けになれば幸いです。

 

 

 

 

選ぶ前にニーズの確認をしておくことが重要

ビジネスフォンを選ぶ前には、まず確認しておくべきことがあります。それは、ニーズです。

 

ビジネスフォンはメーカーや機種によって、仕様がそれぞれことなります。ニーズの確認を怠ってしまうと、機能面など、自分の求めていたものとのギャップが生まれてしまう恐れがあるため、注意しなくてはいけません。

 

意識しておくとよいポイントを以下にいくつかまとめているので、参考にしてみてください。

 

  • ●電話番号はいくつ必要か
  • ●最大何人での同時通話が必要になるのか
  • ●どのようなレイアウトで配置するか
  • ●リースか現金での購入、どちらにするか
  • ●導入予算はいくらにするか
  • ●利用したい機能が備わっているか
  •  

    ビジネスフォンの導入をご検討されているという方は、なにか目的があるはずです。その目的をしっかりと明確にし、将来的なニーズを見据え、長期的な目で定めるようにしましょう。ビジネスフォンの導入も、初期費用が決して安いという訳ではありません、比較的高額になるケースが多いので、自分が納得できるよう、選ぶ前のニーズの確認はとても重要な作業になります。

     

     

    ビジネスフォンを選ぶときに注目すべきポイント

    ビジネスフォンを選ぶときに注目すべきポイント

     

    ビジネスフォンと一概に言い表しても、種類や機能はそれぞれまったくことなります。

     

    目的に沿ったものを選ぶためにも、注目すべきポイントがいくつかあります。先ほど説明したニーズと似ているポイントもありますが、より具体的に紹介しているので、皆様の参考になるはずです。

     

    ・新品か中古、どちらにするか

    ビジネスフォンを選ぶときは、まず新品にするのか、それとも中古品にするのかを選択しなくてはいけません。

     

    ビジネスフォンの市場には、中古品も多く流通しています。新品と中古品。どちらもビジネスフォンには違いはありませんが、やはりことなるポイントはいくつかあるので、紹介します。

     

    ■新品

  • ・機能・・・・最新機能が備わっているものを選べる
  • ・コスト・・・比較的高額になる
  • ・見た目・・・きれい
  •  

    ■中古

  • ・機能・・・・基本的な機能のみの場合が多い
  • ・コスト・・・新品の半額から10分の1程度
  • ・見た目・・・使用感がある
  • 以上のポイントから、コストに重点を置いている場合は中古を選んでもよいかもしれません。機能にあまりこだわらなければ、中古の方が圧倒的に経費を削減することができるでしょう。

     

     

    ・メーカーに注目する

    ビジネスフォンを扱っているメーカーは多く、そのなかには誰もが知っているであろう有名メーカーもございます。

     

    メーカーだけで判断するのであれば、大手の方が信頼性は高いのでは?とお考えになる方が多いかもしれません。しかし、大きな違いと言えば機能やデザインのみで、ビジネスフォンの性能としてはそれほど大きな差はないと言われています。

     

    メーカーももちろん選ぶさいの重要なポイントにはなりますが、必要な機能や予算、デザイン。これらがもっとも合致したビジネスフォンのあるメーカーを選択した方がよいかもしれません。

     

     

    ・機能を知っておく

    ビジネスフォンに求める機能は、レイアウトや業種、業態によってことなるはずです。保留機能や転送機能などの主な機能は、ほとんどのビジネスフォンに備わっていることが多いですが、それ以外に必要な機能は自分たちで考える必要があります。

     

    ビジネスフォンを選ぶときは、ワークスタイルから考え、目的に合ったものを選ぶようにしましょう。そうすることで、その機能に特化したものや、優れた機種と出会うことができるはずです。

     

     

    ・デザインを考える

    デザインもビジネスフォンを選ぶうえでは重要なポイントです。日常生活で使用するスマートフォンではカラーやデザインなどを意識して選ぶことでしょうが、ビジネスフォンとなると、その意識が低下する傾向にあると言われています。

     

    どのビジネスフォンも機能的な面ではあまり差がないため、必要な機能さえ備わっていれば及第点を言えることでしょう。そのため、選ぶときはオフィスに合った色やデザインを気にするとよいかもしれません。もちろんもっとも重要なポイントは機能面なので、しっかりと条件に見合ったものの中から選択するようにしましょう。

     

     

    ・種類のちがいから選ぶ

    ビジネスフォンもいくつかの種類に分かれ、それぞれことなった特徴があります。より最適なものを選ぶためにも、この種類は知っておいた方がよいかもしれません。

     

    ●レガシータイプ

    現在のもっとも一般的なビジネスフォンで、メーカーや新品、中古での差もほとんどありません。ビジネスで必要になるであろう機能もほとんど備わっています。

     

    ●IP電話

    IP電話とは、インターネットを使用したビジネスフォンで、電話機をインターネットに接続することが使用できます。使いやすく、通話料を抑えられるといったメリットがありますが、初期費用が比較的高額になるといった特徴があります。

     

    ●ソフトフォン

    パソコンにヘッドセットなどを直接接続し、専用のソフトを使用して通話します。音質が不安定ではありますが、通話料がかかりません。

     

     

    こんな機能が欲しい!参考になる便利機能

    ビジネスフォンを選ぶうえで注目していただきたいのが機能についてです。ビジネスフォンには、便利な機能がいくつも備えられており、それぞれがビジネスに適しています。注目すべきおすすめ便利機能をいくつか紹介するので、ビジネスフォン選びの参考にしてみてください。

     

    ・リモートコールバック

    携帯電話からも会社の電話番号で発信できる機能です。ビジネスフォン側の電話帳に設定されている携帯電話から、指定の回線に対してワンコールすることで、自動的にコールバックされる仕組みになっています。

     

    このコールに応対し、通話希望の電話番号を入力することで、会社の電話番号からかけることができます。電話料金の削減にもつながるので、経費を抑えることができるでしょう。

     

     

    ・外線手動転送

    会社にかかってきた電話を、社外へ外出中の社員のもとへ転送することのできる機能です。外回りをしている社員に対しての電話であっても、相手をまたせることなく、すぐに対応することができるようになります。

     

     

    ・お待たせメッセージ

    通話中に着信があるということはよくあります。大事な要件でれば大変です。そのようなときに役に立つのが、お待たせメッセージ機能です。

     

    この機能があると、通話中にかかってきた電話に対しメッセージを流すことができるようになります。あらかじめメッセージを設定しておき、着信後、一定時間内に応対がない場合に、それを流すことができるのです。

     

     

    ・通話モニター

    通話中の電話を、別のビジネスフォンからモニタリングすることのできる機能です。クレームの対応や、新人への教育などで役に立つ機能になることでしょう。

     

     

    ビジネスフォンを選ぶときはここに注意!

    ビジネスフォンを選ぶときはここに注意!

     

    ビジネスフォンを選ぶときのポイントをいくつか紹介してきましたが、注意すべきポイントもいくつかあります。より目的に合った、納得のいくビジネスフォンを選ぶためにも、この注意点はしっかりと頭に入れておきましょう。

     

    ●費用は総額で確認する

    ビジネスフォンを導入するときにはもちろん費用が必要になります。その費用の内訳は、電話機代だけではありません。他にも工事費や設定費、備品費などが必要になるのです。そのため、選ぶときは本体の価格だけでなく、総額をしっかりと確認しておきましょう。

     

     

    ●現場の確認を依頼する

    オフィスによって必要な電話工事がことなるため、まずは設置予定の現場の確認を依頼するようにしましょう。後々、設置できないといったトラブルを避けるためにも重要な作業になります。

     

     

    ●人の言葉だけで判断しない

    導入するさいには、そのメーカーの営業マンと会話する機会があるかもしれません。しかし、営業マンの話を聞くのはよいことですが、すべてを受け入れないよう注意してください。必要のない機能や、台数の購入を迫られる可能性があります。

     

    このような問題を避けるためにも、先ほどから説明している「ニーズの確認」が重要になるのです。事前に必要な機能や台数の目安をしっかりと明確にしておくことで、このようなトラブルを避けることができるはずです。

     

     

    ●あまりにも安い中古品は避けたほうがよい

    中古のビジネスフォンは新品に比べ、安価で購入することができます。しかし、あまりにも相場より安い場合は要注意です。

     

    そのようなビジネスフォンのなかには、故障しやすく、クリーニングされていないといったものが紛れ込んでいる可能性が高くなります。せっかく購入するのであれば、このような問題は避けなくてはいけません。値段だけに釣られず、しっかりと状態を見極めるようにしましょう。

     

     

    まとめ

    今回はビジネスフォンの選び方を紹介してきました。まず重要なことはニーズの確認です。事前にしっかりと使用用途を明確にしておくことで、機能や台数を定めることができます。

     

    注目すべきポイントもいくつか紹介してきたので、それぞれ頭に入れておきましょう。新品にするのか、中古にするのか…。それぞれのポイントと照らし合わせることで、より目的に合った、満足のいくビジネスフォンと出会うことができるはずです。

     

    導入時の注意点も理解し、トラブルを避けるようにしてください。スムーズに導入することで、ストレスなくビジネスフォンを使用することができることでしょう。

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