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ビジネスフォンの仕組み、選ぶポイントもあわせて紹介します

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ビジネスフォンの仕組み、選ぶポイントもあわせて紹介します

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スマホやSNSが発達した昨今でもオフィスには固定電話が必要不可欠です。そしてオフィスでの使用に特化した電話、それが「ビジネスフォン」なのです。しかし、いざビジネスフォンを導入しようとしても電話の契約の内容や工事の手配、電話機の種類名などわからないことがたくさん出てきてしまいます。

 

今回はビジネスフォンの主な機能や注意点、そして正しい工事業者の選び方やビジネスフォンを選ぶポイントなどを詳しく紹介していこうと思います。この記事を読んで失敗しないビジネスフォンの導入をしましょう。

そもそもビジネスフォンってなに?

オフィスフォンはその名のとおり会社用の電話機です。一般的な電話機と違い、業務をスムーズに行うための色々な機能を備えています。ここではそんなビジネスフォンの機能や、ビジネスフォンを運用するために欠かせない「主装置」について解説していきます。

 

ビジネスフォンの主な機能

ビジネスフォンには種類によってさまざまな機能が備わっています。導入を検討しているビジネスフォンには、必要な機能が備わっているかをしっかり確認しましょう。

 

・社内転送

かかってきた電話を社内にある他の電話機に転送する機能です。この機能はビジネスフォンの機能の中でも1番大切で、ついてないものはほとんど無いといえます。

 

・ナンバーディスプレイ

電話をかけてきた相手の電話番号がディスプレイに表示される機能です。顧客データを電話番号で管理している会社では、相手に直接聞く前に電話番号で検索することができるので、追加料金を払ってでもこの機能をつけることもあります。

 

・電話帳登録

よく利用する電話番号を登録しておいてすぐに呼び出せるようにしておく機能です。近年では自社システムで顧客情報を管理している会社が多くなっているので、必要性は低くなっています。

 

・お待たせメッセージ

自動音声を流すことによって電話を切らないように促す機能です。

 

主装置とは?

主装置とはビジネスフォンの心臓のようなもので、これがないとビジネスフォンは動作しません。基本的にはかかってきた電話をつなぎ、社内の電話機どうしもつなぐ「交換機」です。また、複数の電話機を共有させたり、電話番号のデータを記憶も保存してくれたりする装置です。また、一般的に主装置は使用する電話機と同じメーカーの物でないと動きません。

 

一般的な電話との違い

一般的な電話との違い

 

ではビジネスフォンは一般的な家庭用の電話とどのように違うのか、どんな機能があるのかを説明していきます。ビジネスフォンの長所と短所を知って、導入に役立てましょう。

 

ビジネスフォンにできること

ビジネスフォンと家庭用の電話の大きな違いは「内線通話機能」「保留転送機能」「同時着信機能」の3つで、どれもオフィスになくてはならないものです。

 

・内線通知機能

主装置を通して社内の電話同士で通話を行う機能です。電話機には内線番号というものが割り振られていて、この番号のみで通話が可能です。そして内線どうしの通話には料金は発生しません。

 

・保留転送機能

かかってきた電話を別の電話機に転送することができます。お客様からの電話を1度保留にして担当者につなぐことができるのは、この機能があるからです。

 

・同時着信機能

一般的な電話機では1つの番号で電話機を1つ使用するので、同時に複数の電話機を使うことはできません。しかし、主装置のあるビジネスフォンでは、電話機の数だけ同時の着信に対応しているため、担当者が電話に出られない場合でも、他の社員が代わりに電話を取ることができるのです。

 

以上を踏まえて、「電話回線がわずかで済むことと、複数台の機器で1つの番号をシェアできること」がビジネスフォンを導入するメリットといえるでしょう。例えば、家庭用電話を使用した場合、社員と同じ数だけ電話番号や回線が必要になり、担当者への取り次ぎに時間がかかってしまいます。また、最低限の電話回線を複数の電話機で共有することは、導入費用や月々の基本使用料を削減することにもつながります。

 

・ビジネスフォンのデメリット

しかし、そんな便利なビジネスフォンにもデメリットがあります。主装置の維持やメンテナンスには手間がかかります。社員が増えたり、社内のレイアウトを変更したりする際に、電話機の買い増しや内線番号を変更する必要があります。そして何より金額面では維持費や通信料、導入に大掛かりな工事が必要な場合が多く、コストがかかってしまうのです。

 

ビジネスフォンを導入する際に気をつけること

ではビジネスフォンを導入するとき、何に気をつけなくてはならないのかを解説していきます。

 

1度契約したら契約期間終了まで打ち切れない

ビジネスフォンをリース契約で導入する場合、解約するためには残りのリース料金を一括で全て支払う必要があります。

 

使用するビジネスフォンは増設に対応しているかどうか

増設に対応していない電話機の場合、電話を増設することはできません。全て入れ替えなければならなくなるので、電話機はなるべく拡張に対応しているものにしましょう。

 

レイアウトを変更する際の注意

社内の配置換えなどでレイアウトを変更する際に電話配線は1番の問題となります。電話機の位置を少し変える程度の位置変更なら業者が行わなくても問題ありませんが、デスクの電話機の数が変わったりするようなレイアウトの変更には業者による配線工事が必要です。無理に自分たちでやろうとしないで専門の業者に依頼しましょう。

 

悪質な業者には注意する

悪質な業者が電話会社の職員を騙り、主装置や電話機の変更の必要性だと言いながら高額なリース契約を結ぼうとしてきます。また、「数年前のリース契約を解約してあげます」と持ち掛けて、新たなリース契約を結ばせようとする手口も増加しています。その場で契約するのではなく1度しっかり調べてみることが大切です。

 

正しい工事業者の選び方

正しい工事業者の選び方

 

ではどんな業者に工事を依頼すればいいのでしょうか?ここからは工事業者の正しい選び方について解説していきます。

 

アフターサービスがしっかりしているか

ビジネスフォンが故障してしまったら業務に大きく支障をきたしてしまいます。緊急時にサポートしてくれる業者を選びたいものです。保証期間を過ぎてしまったビジネスフォンが故障すると、毎回修理費用を支払わなくてはなりません。追加料金を払うことで故障時に無料で修理をしてくれるサービスのある業者もあります。工事費用だけでなくアフターサービスがしっかりしているかも業者選びには大切です。

 

必ず相見積もりをしましょう

見積りは2社以上から取るようにしましょう。販売業者によって扱っているメーカーや機種、そして契約プランの内容も変わってきます。そして相見積もりをする際は異なるメーカーのビジネスフォンでも取ることが大切になります。同じ機種やメーカーのものを見積する場合は、機器自体の入手先が同じメーカーなので差額が出にくいです。そのため、値段差が出にくくなってしまうことが多々あります。

 

また、参考資料が偏ってしまうので比較しにくくもなってしまいます。機種1つだけの見積りを行うのではなく、複数社から複数の種類で見積りを取るようにしましょう。

 

ビジネスフォンを選ぶポイント

ここからはオフィスに導入するビジネスフォンを選ぶ際に知っておきたいポイントを紹介していきます。

 

導入するオフィスに合ったものを選びましょう

 

・新品・中古・リースの違い

電話機の購入には3種類の方法があります。それぞれ長所と短所があるので見比べていきましょう。

 

・新品

最新の機能を搭載していて、保証があります。そして耐用年数も6年ほどあるので長期的な使用が可能でしょう。しかし、価格が高いことがネックです。また、新品の電話機は使用する人のモチベーションにつながることもあります。

 

・中古

新品に比べるとかなり安く購入でき、ネットで使用方法や機能に関する情報を入手できるでしょう。しかし。搭載されていない機能があったり、拡張性がなく、電話機の増設に苦労がかかることがあります。また、保証がない場合が多く、新品に比べて故障率も高くなってしまいます。

 

希望する台数の在庫を確保できないことがあるのも短所だと言えるでしょう。ですが、中古品の電話機でもほとんどのものが保留・内線・転送といった基本的な機能は搭載されていて、2~3年前に発売されたものであれば最新機種と性能面ではほとんど変わらない場合もあります。

 

・リース

綺麗な状態なものを初期費用なしで導入することができ、固定資産税の支払い義務もありません。しかし、壊してしまうと弁償しなくてはならなくて、契約を解除するには違約金が必要となります。また、金利や税金、保険料など総費用が割高になってしまいます。

 

電話機を選ぶポイント

電話機自体の種類も多種多様で、どれを買っていいか迷ってしまいます。そこで見るべきポイントに分けて紹介していきます。

 

・使いやすさ

電話の使用量が多い会社や部署には、便利な機能がそろっている電話機が最適です。1つの機能が有無で作業の効率が変わってくることもあるのです。

 

・安さ

電話の使用頻度が高くない部署や、スタートアップ企業など、必要最低限の機能だけで十分な場合は安さをポイントに電話機を選ぶのも手です。

 

・デザイン性

来客の方が訪問される際にしようすることがある会社のエントランスには、デザイン性の高い電話機を使用することがあります。

 

他にも消費電力を抑えられるエコモードを搭載した機種や、通話や伝言を録音する機能のある機種などもあるので、業務や使用頻度に応じて最適なものを選びましょう。

 

回線を選ぶポイント

電話回線は一般的に「従業員の1/3」の数の回線数が必要と言われています。どれぐらいの数の回線が必要かを考えて回線の種類も選ばないといけません。回線には「アナログ回線」と「デジタル回線」の2種類があるので、それぞれに特徴があるので把握した上で選択をしましょう。

 

・アナログ回線

音声が銅線を伝わって届くタイプの回線で、どこにでも設置することができて、障害が少ないことが特徴です。しかし、1つの回線で1つの電話番号しか使えないので回線数が少なくなってしまい、増やそうとするとコストが割高になってしまいます。

 

・デジタル回線

音声をデジタル化して転送するタイプの回線で、1つの回線で何百もの回線数を使うことができます。音声もクリアに聞こえ、盗聴も防ぎやすく、コストヤセキュリティ面でも優れているので、今ではほとんどの企業がデジタル回線を使用しています。しかし、停電してしまうと何もできなくなるので気をつけてください。

 

配線方法の種類を選ぶポイント

ビジネスフォンの主装置と電話機をつなぐ配線の方法には2種類あり、「スター配線接続」と「バス配線接続」と呼ばれています。

 

・スター配線接続

主装置から電話機に1台ずつ配線を接続する方法で、複数の配線が必要となりますが、万が一電話機が1つ故障したり、ケーブルが1本断線してしまっても他の電話機には影響がありません。

 

・バス配線接続

主装置から伸びた1本の配線が途中で枝分かれして複数の電話機に接続する方法で、配線が少なく済みますが、ケーブルに問題が発生すると接続されている全ての電話機が影響を受けてしまいます。

 

このような理由から現在はスター配線接続を採用しているケースが大多数です。

 

まとめ

オフィスにビジネスフォンを導入するためには、その機能や導入の際の注意点、そしてデメリットもしっかりと把握することが大切だとわかっていただけたでしょうか。業者によっては電話機や回線についてアドバイスをしてくれる場合もあるので相談し、参考にしてみるのもいいかもしれません。ですが悪徳な業者に騙されないように気をつけることも忘れないでください。

 

初期費用や工事にかかるコストが高いので、慎重にならざるを得ないと思いますが、ちゃんと知識を身につけ、自社にあったビジネスフォンの導入を叶えましょう。

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