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ビジネスフォン主装置のしくみとは一体?導入する際のポイントも紹介

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ビジネスフォン主装置のしくみとは一体?導入する際のポイントも紹介

ビジネスフォン主装置のしくみとは一体?導入する際のポイントも紹介

 

ビジネスフォンと言えば、オフィスで長らく使用されている会社用の固定電話です。最近はSNSの発達が著しく、オフィスにSNSを導入して連絡を取るといった場合もあるようです。それでも、オフィスでのやりとりにはさまざまな機能を備えたビジネスフォンが現在も主流となっています。

 

しかし、ビジネスフォンを使いたいと思っていても、なかなかそのしくみや導入方法がわかならいといった方はたくさんいます。

今回の記事では、そんなビジネスフォンのしくみや導入方法について詳しくご紹介します。

 

事前にビジネスフォンに関する知識をつけておけば、今後ビジネスフォンを導入する際にきっと役立つことがあるはずです。

 

 

ビジネスフォンの基本情報

まず始めに、ビジネスフォンの基本的な情報を抑えておきましょう。以下で大きく3つに分けて説明していきます。

 

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、書いて字のごとく会社用の固定電話機のことです。一般的に家庭で使われている電話機とは異なり、社員が業務をスムーズに行うためのものです。

家庭電話とは使用用途が異なるため、内線通話機能があり、電話機の台数も社員の数だけ必要となります。また、社員が辞めたり増えたりしたときは内線番号を変更するなどの手続きも行う必要が出てくるでしょう。

そんなビジネスフォンの主な機能については以下をご覧ください。

 

ビジネスフォンの主な機能

■社内転送

自分の電話機にかかってきた電話を、別の社員の電話機に転送する機能です。この機能はほとんどすべてのビジネスフォンに搭載されており、業務を行う上で必要不可欠な機能です。

 

■お待たせメッセージ

通話中にかかってきた電話の相手に対し、「ただいま電話が込み合っております。しばらくお待ちください」といった自動音声を流して相手に電話を切らないよう促す機能です。

 

■ナンバーディスプレイ

先方の電話番号が電話機のディスプレイに表示される機能です。電話口で相手の電話番号を聞き出さずに把握することができます。顧客のデータを電話番号をもとに管理しているという会社も存在します。

 

■電話帳登録

よく利用する電話番号を事前に電話機に登録し、すぐにこちらから呼び出せるようにしておく機能です。

 

ビジネスフォンの種類

ビジネスフォンには、大きく分けて3つの種類があります。

それぞれ異なった特徴があるので、ぜひ参考にしてみてください。

 

■レガシータイプ・ビジネスフォン

一般的なビジネスフォンはほぼこちらのタイプに分類されます。

ビジネスフォンにも、入っている機能と入っていない機能があるものですが、このタイプは前述した主な機能は全て備わっています。

また、自分の声を録音して案内メッセージとして残したり、電話の内容そのものを録音することも可能です。

 

■IP-PBXタイプ

このタイプは、IP(インターネットプロトコル)の技術を応用し、構成されています。

前述のレガシータイプとは異なり、LAN配線でつながれているため無線LANなどのインターネット環境が重要になってきます。

また、社員ひとり一人のPCやスマホにソフトをインストールし、会社用の携帯として利用できるタイプのものもあります。

 

■アスタリスクタイプ

アスタリスクとは、アメリカのとある企業が開発した電話のシステムソフトウェアのことです。

通常のビジネスフォンは、ビジネスで使用していればビジネスフォンを開発したメーカーが利用者から利益を得られるようになっていますが、アスタリスクタイプは無償のフリーソフトのため専門知識があればまったく費用をかけずに電話のシステムを構築することができます。

 

ビジネスフォンの主装置について

ビジネスフォンの主装置について

 

続いてご紹介するのは、ビジネスフォンの主装置についてです。

 

主装置はビジネスフォンを運用する上で欠かせない重要な役割を持っています。この章で正しく理解していきましょう。

 

主装置の役割

ビジネスフォンは主装置がないと作動しなくなります。それほどに重要な装置であると言えますが、具体的にどういった機能があるのでしょうか?

主装置は、外線や内線間をつなぐ交換機としての役割を果たします。少ない回線を通して多数の内線間を共有し、莫大な量の電話番号のデータを記憶したりします。

基本的に主装置と電話機は同一のメーカーかつ同一の機種でないと作動しません。

また、主装置の内部にはさまざまなユニットが収容されており、これらのユニットが合わさることで主装置として作動するようになります。

 

主装置の内部

内部ユニットには以下のようなものがあります。

 

・電源ユニット

・交換ユニット

・接続ユニット

・コントロールユニット

・外線接続ユニット

・内線接続ユニット

・拡張ユニット

 

このユニットによって接続できる電話機の台数が決まってくるため、主装置を選ぶ際は会社の将来にも目を向けて慎重に主装置選びを行うようにしましょう。

 

主装置の種類

主装置は3つのクラスに分かれており、電話機の設置台数や電話回線の収容数がクラスによって異なってきます。以下でひとつずつご紹介します。

 

【Sクラス】

電話機の設置台数:10台

電話回線の収容数:4チャンネル

 

【Mクラス】

電話機の設置台数:30台

電話回線の収容数:12チャンネル

 

【Lクラス】

電話機の設置台数:80台

電話回線の収容数:24チャンネル

 

Lクラスは主装置の増設ができるので、増設すれば電話機80台以上で電話回線が24チャンネル以上でも設置は可能です。

 

主装置の配線

主装置と電話機をつなぐ配線の接続方式には、以下の2種類があります。

 

■スター配線接続

主装置から電話機1台に対して1配線接続することです。

 

■バス配線接続

主装置から電話機まで、1本の配線で途中分岐し接続することです。

1本の配線で接続できる台数は8台が標準と言われています。

 

現在、ほとんどのメーカーがスター配線接続方式を採用しています。なぜなら、バス配線接続は電話機1台に何らかのトラブルが生じた場合、その線に接続されている電話機すべてにトラブルの影響が出てしまうからです。

 

ビジネスフォンの導入を検討するなら

ビジネスフォンの導入を検討するなら

 

ビジネスフォンやその中心部である主装置について説明してきました。

ここからは、実際にビジネスフォンを導入する際の確認事項に焦点を当てて説明していきます。

 

ビジネスフォンの導入方法

ビジネスフォンを導入する方法は、大きく分けて3つあります。それぞれメリットやデメリットがあるので比較してみましょう。

 

▼新品の電話機を購入する

新品なのでもちろんメーカーによる保証がついており、モノによっては最新の機能が搭載されています。長期的に使用していきたいという方にはおすすめです。

 

▼中古品を購入する

中古品なので新品よりも低価格で購入できるのが最大のメリット。そこまで古い機種でなければ新品同様の機能が備わっていることも。しかし、モノによっては故障しやすかったり保証がない場合があったりします。

 

▼業者に借りる

初期費用をかけずに電話機の導入ができますが、万が一壊してしまうと弁償しなければなりません。また、リースの契約を解除する際は違約金が発生します。

 

オフィスに合ったものを選ぶ

ビジネスフォンを導入する際は、導入方法だけでなく自分のオフィスに合ったものをあらゆる視点から選ぶ必要があります。

特に注目したい点を以下にまとめました。

 

▼オフィスに合ったものを選ぶ

会社の状況によって電話に必要な機能や電話の使用量はさまざまです。一般的に使いやすいものを選ぶよりも、自分の会社に合ったタイプを選ぶのが一番ではないでしょうか?

例えば、新しく立ち上げたばかりの会社なら費用を抑えて必要最低限の機能があるものを、従業員数を今後増やしていく考えならばLクラスの主装置の電話機を、といった具合です。

 

▼デザインに配慮する

来客の際にお客様に見える場所に電話機がある場合は、デザイン性の高いものにすることがあります。電話機本体の色や形、数字の表記なども気にしてみるとよいでしょう。

 

業者選びは慎重に

いざビジネスフォンを導入しよう!と思っても、これから起業しようとお考えの方などは、将来どれくらいの数のビジネスフォンが必要となるかわからなかったり、電話機にそこまで費用をかけたくないという場合もあり、なかなか購入への一歩が踏み出せないこともあります。

 

そんなときは、ビジネスフォンのリースを検討してみるのもひとつの考えです。

購入するとなると多台数を一括購入することになるため、どうしても初期費用がかかってしまいますが、リースなら初期費用はかかりません。

 

もしもリースを利用する際は、信頼できる良い業者に出会うためにも、複数の業者から見積もりを取り、慎重に比較検討することが重要です。

 

また、まだまだビジネスフォンについてわからないことや知りたいことがあれば、気軽に相談から始めてみるのもよいでしょう。

 

まとめ

ここまでビジネスフォンと主装置のしくみを中心に、導入方法や選び方のポイントなどをご紹介してきましたが、いかがでしたか?

電話機にも主装置にも、そしてこれらの導入方法にもさまざまな種類があることがお分かりいただけたかと思います。

ぜひこの記事を参考にして、これからの会社の状況をしっかりと考慮しつつ、ビジネスフォンの導入を検討してみてください。

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