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ビジネスフォンに録音機能を導入するには?活用法&トラブル回避法も

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ビジネスフォンに録音機能を導入するには?活用法&トラブル回避法も

ビジネスフォンに録音機能を導入するには?活用法&トラブル回避法も

ビジネスフォンには、録音機能のついたものがあります。聞き漏らしを無くすことや、クレーム対応のトラブル回避など、録音することでよりよいサービスを提供が期待できます。録音機能には、自動で録音されるものから、必要なときに個別で録音操作できるものまで、さまざまな種類があるので、必要な機能のついたものを導入することが可能です。

このコラムでは、録音機能付きビジネスフォンの導入を検討している方に向けて、録音機能の導入方法とメリット、さらに通話録音する際に気をつけたいルールをご紹介します。

ビジネスフォンに録音機能を追加するには?

ビジネスフォンに録音機能を付けるには、録音機能付きのビジネスフォンを設置する方法と、既存のビジネスフォンに録音機能を後付けする方法があります。

ビジネスフォンは購入・レンタル・リースから選べる

はじめにビジネスフォンの導入方法をご説明します。大きく分けて3つありますので、使用目的や、会社の状況で使い分けると便利です。

・購入
まず、長期間の利用を考えている場合には購入をおすすめします。レンタルやリースの場合には、契約期間中は料金を支払い続ける必要があります。しかし、支払いが終われば所有権が生まれ、壊れるまでは費用をかけずに使用を続けられるでしょう。

支払方法はいくつかありますが、現金で支払いをおこなうことになると、一時的にキャッシュが減ってしまいます。起業したばかりである場合には、複数の導入は資金を圧迫してしまうかもしれません。その場合には、クレジットカードでの支払いや、分割支払いなど、状況にあった方法をとることも可能です。

長い目で見ると、故障が起きない限り追加の支払いがないため、一番お得な導入方法といえます。ただし、一度導入してしまったら返却できないため、不要となったときに出費だけが残ることは考慮しておくとよいでしょう。

・レンタル
短期での利用や一度に大きなお金を使えないというときには、レンタルがおすすめです。録音機能のあるビジネスフォンを試しに使ってみたいというときには、レンタルで試用して導入を検討することもできます。

契約によりますがレンタルは基本的に月ごとや日ごとのレンタル料金は少額で済み、不要となれば返却するだけで済みます。しかし、レンタルを何年と続ける場合には、リースや購入よりも割高となってしまうことがあります。

・リース
リースは期間を決めてビジネスフォンを借りることになります。レンタルは月単位や日数で計算されるのに対し、リースは半年から10年といった長期間借りることになり、契約期間は不要になったとしてもリース料金を支払うことになります。

リースのメリットは最新機種を使用することができることです。購入してしまうと、しばらく同じものを使い続けることになりますが、リースの際には契約ごとに新しい機種に変えることが可能です。

それぞれの導入方法にメリット・デメリットがありますので、費用面や使用用途に応じて選びましょう。次に、すでに設置してあるビジネスフォンに録音機能を後付けする方法をご紹介していきます。

録音機能を導入する方法は主に2つ

既存のビジネスフォンに、録音機能だけを後付けで導入することが可能です。現在、ビジネスフォンを使用している場合にはこの方法をとることで、すでにある電話機を無駄にすることなく活用することができます。

1.アダプターを外付け
録音機能を導入するのに、電話機それぞれに録音アダプターを外付けし、通話記録装置を設置する方法です。この方法であれば、1台単位からの導入ができるため、録音を必要とする電話機にだけ設置することができます。また、ケーブルをつなぐだけで設置できるため工事不要でお手軽に導入できるのも魅力となります。

電話機ごとに個別の操作であるため、自動で録音する設定と、手動で録音をはじめる設定を選ぶことができます。また、録音データはアダプターに保存され、SDカードなどに移すことで保管も可能です

2.通話録音装置を接続
ビジネスフォンとは、複数の外線と会社内の内線を共有できる仕組みです。そこで、個々の電話機に振り分ける前のアナログ回線に通話録音装置を接続することによって、電話内容すべてを保存できるという方法があります。

この導入方法であれば、自動ですべての電話内容が録音されるため、録音漏れがありません。また、録音データも一括で保管されるため、管理しやすいのが特徴となります。

録音データの管理方法は2つ

録音データの管理方法は、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型とは、自社にシステムを設置することなく、データの保管場所を借りてインターネットを介して保管することができるシステムです。

インターネットに通じればどこでもクラウド上に保管することができるため、地方支部などの他拠点の録音データも一括で管理することが可能です。また、日付や電話番号などのから通話履歴を検索することもできます。

オンプレミス型とは自社にサーバーを設置し、そこで管理する方法です。このサーバーは大容量であるため大量の録音データを保管することができます。他拠点の録音データを管理するには、プライベートネットワークであるVPNなどのイントラネットの接続が必要となります。オンプレミス型でも、日付や電話番号などから通話履歴の検索が可能です。

導入コストの大幅削減には複数見積り!

ビジネスフォンに録音機能を導入するには、1台単位でつけられるアダプターから、全電話機に対応する方法までさまざまです。設置の規模が大きくなるほど、導入コストは増えてしまいます。しかし、できればコストは削減したいですよね。そんな時には、複数のビジネスフォン工事会社に見積りを依頼することをおすすめします。

一社だけだと比べるものがなく、それが相場から高いのか安いのか判断するのが難しいです。複数社に見積りを依頼すれば、相場やそれぞれの業者の特徴が見えてきて、条件のあう業者を選択しやすいです。

「ビジネスフォンリース比較君」では、一括見積りをおこなっています。1度に複数社の見積りができることから、比較と検討して業者選びをすることができます。簡単な入力で見積りをおこなえますので、導入をお考えでしたらぜひご活用ください。

ビジネスフォンの録音機能で得られる効果

ビジネスフォンの録音機能で得られる効果

前章ではビジネスフォンの導入方法のご紹介をしましたが、ここではビジネスフォンでの通話を録音記録する代表的なメリットを4つ挙げました。導入を検討している方は参考にしてください。

1.顧客満足度の向上

録音機能があることにより、電話対応の発言を聞き返すことができます。より良い対応をするためには、自身の電話対応を聞き直して気づきをみつけることは大切です。

2.電話対応の品質向上

録音することによって聞き間違いを減らすことができ、正確に伝言することができます。また、実際あった通話の内容を共有することで社内研修や新人教育にも効果的です。

3.クレーム・訴訟問題の防止

「この通話は録音しています」というアナウンスがあることで、理不尽なクレームを減らす効果が期待できます。通話内容が録音されていると、電話対応で「言った」「言ってない」というトラブルや認識の相違によるトラブルを公正に判断することができます。

4.外出中の社員に通話内容を転送できる

外出している社員に、電話内容をそのまま転送することができるため、伝え間違えや漏れを防ぐことができます。電話口での言葉のやり取りと、その伝言を箇条書きしただけであるとニュアンスが異なる場合がありますので、正しい判断がしやすくなります。

通話録音にまつわるトラブルを回避するポイント

通話録音にまつわるトラブルを回避するポイント

通話の録音をすることでトラブルが起きてしまうことも考えられます。トラブル回避に必要な3つのことがありますので、録音機能を導入した際には気をつけてください。

1.はじめにガイダンスを流す

勝手に録音されていることに不快感を示されることがあります。それを防ぐためには、電話をつなげる前に「この通話は録音しています」という自動対応のアナウンスを流すことが効果的です。また、録音されていることを伝えることで、理不尽なクレームを抑制する効果も期待できます。

2.使用目的を再確認する

電話内容の録音は違法にはなりません。相手に無断で録音することを「秘密録音」といいます。秘密録音自体は犯罪にはなりませんが、他人の家に勝手に録音機を設置するなど、不当な方法をとった場合には罪に問われることがあります。また、通話内容から得た情報から恐喝や脅迫をした場合にも、法律に反する場合があります。

そのような目的ではなく、仕事の効率化や利便性のために録音機能を導入するのは問題ありません。しかし、録音データの使用方法によってはプライバシーを害されたと不快感を示される場合もありますので、録音データの保管や使用には注意しておきましょう。

3.オペレーターへの配慮

電話内容の録音は、電話の相手だけでなく、オペレーター自身も監視されていることによる緊張や、ストレスなどの負担が考えられます。録音データはクレームやトラブル時など、必要なときに活用することをおすすめします。

ビジネスフォンに録音機能を導入するときには、これらのようなトラブル回避をおこない、録音データを正しく利用することが大切となってきます。ビジネスフォンに関するご相談がありましたら、お気軽にご相談ください。ビジネスフォンリース比較君ではお電話相談もうけたまわっています。

まとめ

ビジネスフォンを導入するには、購入・レンタル・リースの3つの方法があります。使用目的や現在の状況にあわせて、選ぶとよいでしょう。また、録音機能を搭載方法にも、外付けアダプターや通話録音装置などの種類があります。用途に合わせて、導入してみてはいかがでしょうか。

ビジネスフォンに録音機能を導入することで、仕事の効率化やクレーム防止に役立てることができます。しかし、思わぬトラブルの原因となってしまうことがあるため、録音データの取り扱いには十分注意をしましょう。導入をお悩みでしたら、業者に一度相談することをおすすめします。

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